Yahoo Actualités Organiser un événement public à l’étranger
Un concert, une course caritative, un marché ou simplement une fête de quartier… Organiser un événement, c’est tentant ! C’est le type d’initiative qui permet de rencontrer beaucoup de monde et de faire naître une communauté… Mais attention, l’entreprise demande de la préparation et quelques connaissances – surtout quand on veut le faire dans un nouveau pays.
Définir votre projet avant de vous lancer
Un événement ne se prépare pas en une semaine. Premier conseil : anticiper ! En général, il vaut mieux commencer à y réfléchir au moins six mois avant.
Quel événement ? Plusieurs questions avant de vous lancer : pourquoi je veux organiser cet événement ? quels sont mes objectifs ? Répondre à ces questions vous permettra de mieux définir votre projet et d’organiser l’événement qui correspond vraiment à vos attentes. Pensez aussi que vous n’êtes pas en France et que si vous pouvez organiser un semi-marathon à Paris, ce sera moins le cas dans un pays où il fait 45 °C. Pensez aussi au cadre légal et aux différences culturelles : informez-vous précisément pour ne pas organiser un événement qui irait à l’encontre de la loi ou qui risquerait de heurter la sensibilité de la population locale.
Quel public ? Définissez également votre public cible : enfants, adultes, sportifs, fans de musique classique… Cela influera forcément sur le type d’événement, mais aussi sur votre communication pour promouvoir l’événement !
Avec quel organisme ? Certaines villes vous demanderont d’être rattaché.e à un organisme à but non lucratif, d’autres non.
Avec quels fonds ? Le budget est un facteur important à prendre en compte. Si vous ne comptez pas forcément en gagner avec l’événement, il vous faudra forcément de l’argent pour l’organiser. Planifiez en avance tous les postes de dépense : la sécurité, le lieu s’il est à louer, le buffet s’il y en a un, le matériel, les personnes à payer pour vous aider à installer l’événement… Identifiez toutes les dépenses éventuelles grâce au guide réalisé par le gouvernement britannique, qui donne également de nombreux conseils.
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