Espaces de coworking : comment se forme (ou pas) la collaboration ?

Malgré les restrictions liées à la pandémie du Covid-19 et une adoption plus pérenne du télétravail, les espaces de coworking ont prouvé leur résilience face à la crise. Ces espaces de travail partagés suscitent en effet de plus en plus d’intérêt. Dans le monde, on comptabilise plus de 23 000 espaces en 2021 et ce chiffre devrait s’élever à près de 42 000 d’ici fin 2024.

Cette tendance s’explique notamment par le besoin des entreprises de mettre en place des écosystèmes collaboratifs qui favorisent notamment l’innovation, au travers les échanges d’idées et les interactions avec les autres occupants appartiennent à des organisations différentes.

Aux États-Unis, Microsoft a par exemple offert à plus de 30 % de ses employés new-yorkais des accès à un espace de coworking local. Toujours outre-Atlantique, une étude a montré que les espaces de coworking aidaient les collaborateurs à être plus innovants, plus connectés et plus productifs, et facilitaient l’émergence de nouvelles idées et de nouvelles solutions.

Mais comment, plus précisément, la dynamique de collaboration se met-elle en place dans les espaces de coworking ? Quels sont les mécanismes qui fonctionnent et pourquoi, dans certains cas, échoue-t-elle à s’enclencher ? Comment collaborer efficacement avec les autres dans les espaces de coworking et éventuellement faire émerger l’innovation ?

Pour répondre à ces questions, nous avons mené une étude qui s’appuie notamment sur l’observation d’un espace de coworking constitué de start-up dans la Fintech et la Tech à Londres. Nous avons tout d’abord pu constater que la mise en place de cette dynamique n’allait pas de soi. Au contraire : une fois installées dans l’espace de coworking, les entreprises ont tendance à adopter une posture de méfiance vis-à-vis d’une compétition qui pourrait se mettre en place. D’où l’importante d’une phase d’exploration collective avant la matérialisation d’une collaboration plus précise et pérenne dans le temps.

« Beaucoup de choses peuvent se passer »

Pour surmonter cette méfiance, les entreprises peuvent s’appuyer sur l’informalité, qui désigne les activités qui demandent un temps limité et occasionnel en dehors des obligations formelles vis-à-vis de l’entreprise de rattachement : pause-café, réunions avec un mentor désigné, événements organisés dans l’espace. La facilité à s’entretenir avec d’autres personnes de façon informelle est alors de plus en plus appréciée, comme en témoigne une personne interrogée dans nos recherches : « C’est génial, car si j’ai un problème de développement, je peux demander à d’autres développeurs : “Hé, vous pouvez regarder ça ?” ».

Comme l’informalité, l’aspect spatial, qui désigne l’aménagement de l’espace et la proximité physique des acteurs dans l’espace de coworking, a un effet facilitateur sur l’exploration collective. Nos résultats ont ainsi confirmé les conclusions d’une recherche menée en Chine sur l’importance d’une infrastructure partagée pour promouvoir l’exploration conjointe et le partage des compétences.

D’un côté, la configuration d’un espace ouvert permet diverses interactions dans la salle de pause, le lounge, la cuisine commune, et les zones de détente par exemple, facilitant ainsi les échanges. De l’autre, un aménagement intérieur harmonieux, à l’image des les incubateurs de start-up Station F à Paris ou Level 39 à Londres, encouragent les interactions sociales et la perspective d’une exploration collective entre différents acteurs.

La proximité physique de personnes appartenant à d’autres entreprises contribue également à élargir les réseaux des employés. « Beaucoup de choses peuvent se passer lorsque vous êtes proche de personnes travaillant dans des domaines similaires », confirme une personne que nous avons rencontrée dans le cadre de nos recherches. Par exemple, un grand cabinet d’audit a déplacé des employés dans les espaces de coworking dans le but de gagner de nouveaux clients.

« Ils nous ont vraiment aidés »

Cependant, la croissance rapide de l’espace de coworking pour des raisons de rentabilité ou des changements récurrents dans la disposition spatiale des entreprises risquent d’entrainer moins d’interactions et donc un impact négatif sur la collaboration. De même, les moindres interactions informelles, lorsqu’elles ne sont pas renforcées et soutenues dans la durée, entravent la construction de valeurs et de sens communs partagés dans l’espace.

Notre étude met également en évidence le rôle clé que joue les « catalyseurs » dans les espaces de coworking dans la matérialisation de la collaboration. Ces catalyseurs facilitent et encouragent les activités qui soutiennent les interactions et induisent la coopération. Par exemple, ils peuvent être des modérateurs, des hôtes ou l’équipe de management qui gère l’espace de coworking.

Ils coordonnent et dynamisent les activités communes dans l’espace de coworking, aidant ainsi à la construction d’un sens partagé, de confiance et d’exploration collective. Les catalyseurs vont ensuite s’assurer que les interactions restent soutenues et stimulent la collaboration entre les différents acteurs de l’espace de coworking au fil du temps.

Le fondateur d’une start-up dans la Tech à Londres reconnaît l’importance de leur rôle : « l’équipe de management de l’espace créé environnement propice. Le personnel ici est vraiment top. Nous avons lancé un produit, ce qui est fantastique. Ils nous ont vraiment aidés. Nous avons commencé à faire partie de cet écosystème ici et ceci nous a permis de décrocher un contrat avec une grande entreprise en octobre ».

En revanche, l’incapacité de ces catalyseurs à pérenniser et formaliser les interactions sociales réduit l’utilité de l’espace de coworking. À ce sujet, nous avons également identifié des situations où les interactions de l’espace de coworking n’ont pas abouti à une collaboration et ont même poussé certaines entreprises à quitter l’espace. Ceci est principalement dû à un désalignement de priorités stratégiques entre les entreprises et la société gestionnaire de l’espace.

Pour créer cet environnement favorable, l’équipe de management de l’espace doit donc veiller à bien jouer son rôle avec les acteurs de l’espace. Les responsables ont en outre intérêt à forger des liens stratégiques avec l’ensemble des parties prenantes comme les régulateurs, décideurs politiques et pouvoirs publics, et autres entreprises en dehors de l’espace dans divers secteurs d’activité.

La version originale de cet article a été publiée sur La Conversation, un site d'actualités à but non lucratif dédié au partage d'idées entre experts universitaires et grand public.

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